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ITと経営

自分でできる!電子帳簿保存法改正への対応

どうも38(さや)です。

さて、令和3年度の税制改正にて「電子帳簿保存法」が改正されました。

その結果、「電子取引」で送受信された取引情報は、オリジナルの電子データでの保存が「義務」となりました。

というわけで、電子取引を実施している個人事業者&法人は、対応を迫られています。対応期限は、2022年1月1日・・・もう時間がない・・・

というわけで、今回は、電子帳簿保存法の改正について概観するとともに、2022年1月1日までに必要な対応を自力で行う方法をまとめてみたいと思います。

なお、本記事の内容は参考に留め、「本当にこの方法で問題ないのか?」の最終確認は、お近くの税理士さんなどのプロにご確認くださいませね。

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「電子帳簿保存法」とは?

そもそも、電子帳簿保存法とはなんなのか?

電子帳簿保存法とは、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」といいます。長っ!

長いので、以下電帳法ですすめます。

電帳法の趣旨は、「ある一定の要件を満たすなら、国税関係帳簿書類をPDFなどの電子データで保存してもいいよ!」というものです。ペーパーレス化を推進する法律と言えるかと。

そんでもって、国税関係帳簿書類は何かというと、下表のとおりです。

(表1)国税関係帳簿書類[1]参考:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」(https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm)

帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など
書類 決算関係書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
現金預金取引等関係書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など
その他の書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など)

なお、「現預金取引等関係書類」と「その他の書類」には、自己が発行した書類(の控え)と相手方から受領した書類の2パターンがあることを頭の片隅に!

 

守ろう、保存要件!

ある一定の要件を満たすなら、国税関係帳簿書類をPDFなどの電子データで保存してもよい。

この「ある一定の要件」とは「保存要件」のことを指します。電子データで保存してOK!と言えども、手あたりしだいPDFとかにして、適当なフォルダに保存しておけばいいわけでは無いのです。残念ながら。

さて、その「保存要件」には、次の3種類があります。そう3種類あるのです。ややこしい!!

  1. 電子帳簿等保存
    会計ソフトなどで電子的に作成した、国税関係“帳簿”や“書類”を電子データで保存するためのルール
  2. スキャナ保存
    紙で受け取ったり、作成したりした国税関係“書類”を電子データで保存するためのルール
  3. 電子取引
    EDIやEメールなど電子取引により受け取ったり、送付したりした国税関係“書類”を電子データで保存するためのルール

それぞれの保存要件の概要が気になる~という方については、下記URLのPDFをご覧ください。

  • 国税庁「電子帳簿保存法が改正されました(R3.05)」(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf)

 

今回対応を迫らているのは「電子取引」をしている個人事業主&法人の皆さま

これまでの電帳法は、国税関係帳簿書類をPDFなどの電子データで保存することを認めつつも、義務付けるものではありませんでした。

ところが、令和3年度の電帳法改正により「電子取引」で送受信された取引情報(表1の「(決算関係書類を除く)書類」に該当する情報)に関しては、オリジナルの電子データでの保存が「義務」、となりました。[2] … Continue reading

「電子取引」とは、以下のことをいいます。はじめから紙のもの以外は全部電子取引だぜ!ぐらいの勢いになっています(苦笑)

(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領

(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用

(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用

(6) ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

(7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

引用:『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』の問4(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf)

上記のいずれかに心当たりのある個人事業主&法人の皆さまにおかれましては、保存要件の項目で紹介しました「電子取引」の保存要件を守りながら、受け取った or 送付した取引情報(表1の「(決算関係書類を除く)書類」に該当する情報)をオリジナルの電子データで保存する必要があります。

 

保存方法は2つ、市販のソフトウェアを使う or 自力!

この度の電帳法改正対応にてっとりばやく対応するには、市販のソフトウェアを使うことです。

親切にも、文書情報マネジメントの普及啓発に取り組む「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)」が、電子取引の保存要件を満たした市販ソフトウェアに認証を与えています。具体的には、「電子取引ソフト法的要件認証」という認証です。

さらに、国税庁のWebサイト(こちら)の「JIIMA認証情報リスト(電子取引ソフト)」に電子取引ソフト法的要件認証を得ているソフトウェアのリスト(こちら)がありますので、これを見れば探す手間もはぶけます。

そして、もう一つの対応方法は「自力」です

というわけで、次項から国税庁が公表している「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和3年7月(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf)」の問12を参考に、自力で対応する方法をまとめます。

ようやく本題…前置き長っ!(笑)

 

一問一答の問12から学ぶ、電帳法改正に自力で対応する2つの方法!

自力で対応する方法として、「規則的なファイル名で管理する方法」と「索引簿で管理する方法の2つの方法があります

以下でそれぞれについて見ていきましょう。

方法1. 規則的なファイル名で管理する方法
  1. パソコン内の適当な場所にフォルダを作る
    PDFなどの電子データ形式で請求書などを送受信した場合、このフォルダにデータを保存していきます。
    問12の回答に「「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納」とあるので、フォルダ名やフォルダの階層はご自由に!
  2. データにつけるファイル名のつけ方(名づけルール)を決める
    保存するデータは、全て同じルールでファイル名をつける必要があります。問12では、次のような例が示されています。

    例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
    ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」

    上記の例と同じルールでファイル名をつけるなら、保存フォルダは書類の種類別に用意した方が良いでしょう。ファイルを開くまで書類の種類がわからないのは不便ですからね。
    書類の種類ごとにいちいちフォルダを分けるのが面倒な場合は、ファイル名に書類の種類を入れておくのがよいでしょう。こんな感じ。

    (例)2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
    ⇒ 請_20211031_(株)国税商事_110,000

  3. 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成する
    これは、保存したデータの改ざんなどの不正を防ぐために必要な事項(運用ルール)を定めるものです。
    国税庁のサンプル(こちら)を使えば、穴埋め形式で規定をさくっと作成することができます。
    法人の例と個人事業者の例の2種類があるので、該当する方をダウンロードしてくださいね。
方法2. 索引簿で管理する方法
  1. パソコン内の適当な場所にフォルダを作る(※方法1の1に同じ)
  2. データにつける連番ルールを決める
    索引簿を用いる方法では、保存するデータのファイル名に連番をつけて、詳細は3で作成する索引簿で管理します
    連番ルールは、問12の例にあるとおり単純に1、2、3…でもよいですし、年の情報を添えて2021-001、2021-002、2021-003…とかにしてもよいかと。
    ようは自分が管理しやすい連番ルールならOK!
  3. 索引簿を作る
    表形式で作るのが望ましいので、エクセルなどの表計算ソフトを使うのがよいでしょう
    表の項目は、下表を参照ください。
    (表2)索引簿の例

    連番 日付 金額 取引先 備考
    2021-001 2021/11/11 1,111,111 YU-REI(株) 請求書
    2021-002 2021/11/13 2,900,000 (株)ブログ 注文書
    2021-003 2021/11/14 3,800,000 (株)ブログ 領収書
    2021-004
    2021-005
    2021-006
    2021-007
    2021-008
    2021-009

    なお、索引簿のサンプルも国税庁のホームページからダウンロードすることが可能です(こちら)。

  4. 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成する(※方法1の3に同じ)

あとは、Eメールで請求書が送られてきたり、Amaz○nから領収書をダウンロードしたりしたら、上記で決めたフォルダに、ルールにしたがったファイル名で保存(+索引簿を更新)していくだけです。意外と簡単でしょ?

まぁ、電子取引の量が多い場合は、自力で管理するにも限界があると思うので、市販ソフトウェアの使用を検討した方がよいと思います。

 

まとめ

この電帳法改正対応、意外と認知度が低くて、「2022年1月1日までに対応!?」と慌てている方が多いとききます。本記事がそんな方々の一助になれば幸いです。

なお、冒頭でも書きましたとおり、本記事の内容は参考に留め、「本当にこの方法で問題ないのか?」の最終確認は、お近くの税理士さんなどのプロにご確認くださいませね

というのも、今回の改正でペナルティも追加されているんですよ・・・

国税庁が公開している一問一答に次の記述があります。

問40
電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときには重加算税が加重されるとのことですが、具体的にはどのような場合に加重の対象となるのでしょうか 。

【回答】
電子取引により授受した取引データを削除、改ざんするなどして、売上除外や経費の水増しが行われた場合のほか、保存された取引データの内容が事業実態を表していないような合(架空取引等)も重加算税の加重対象となります。

引用:『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』の問40(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf)

重加算される税率は10%です。しかし、通常の重加算税35%に10%加重した感じになるそうなので、合計で48.5%になるのかな?計算あってる?

とにもかくにも、やらないでペナルティになるならまだしも、この記事を読んで真面目に対応したのにペナルティになるのは非常に心苦しいので、絶対プロに最終確認とってくださいね!約束ですよ!!

最後までお読みいただき、ありがとうございましたm(__)m

References

References
1 参考:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」(https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm)
2 参考:『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年7月)』の図「帳簿書類等の保存方法」(https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf)

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